Оперативность

Отправка документов по почте или через курьера — прошлый век! Каждому руководителю известен этот процесс, утяжеленный постоянной спешкой и, зачастую, некачественным результатом. Подписание одного документа при таком формате взаимодействия может растянуться на недели и месяцы.

Оформление сделок быстро и эффективно — вот решение для современного предприятия. С Системой электронного документооборота DiState процесс поиска новых партнеров, товаров и услуг и оформление сделок с помощью электронных документов займет считанные минуты.

Снижение затрат

Зачем платить за услуги порталов, которые предлагают каталоги предприятий, товаров и услуг, транспортную логистику и т.д.? Лишние вложения невыгодны для организации?/p>

Система DiState предлагает Все эти услуги бесплатно. Находя новых партнеров, Вы сразу сможете оформить электронные документы и максимально ускорить бизнес процесс без привлечения дополнительных ресурсов. Система решит вопрос отправки десятков писем с деловой документацией, поможет контролировать весь процесс документооборота и отслеживать актуальный статус документа. Письма и документы хранятся в Системе, а значит не могут потеряться, поэтому не будет необходимости их дублировать и пересылать повторно.

Хранение документов (с ЭЦП)

Кипы бумаг, архивы из тысяч документов, содержание которых требует соблюдения особых условий, долгая процедура поиска нужного документа...Проблема? Да! Слишком много сил и времени это отнимает у сотрудников компании, нарушая тем самым эффективность рабочего процесса.

Система DiState избавит вас от этих проблем: теперь можно систематизировано хранить документы в зашифрованном виде, с регламентированным доступом только для сторон документа.

Мобильность из любой точки

Что делать, если Вы находитесь далеко от рабочего места, а сделка должна совершиться в ближайшее время, и Вам нужно подписать документы? Используете всевозможные средства, чтобы доставить документы. Но Вы можете находиться слишком далеко от делового партнера, даже в другой стране. В таком случае, сделка, наверняка, сорвется.

Но это отнюдь не касается электронного документооборота. Теперь Вы можете не только управлять своей компанией (отделом) с любой точки мира, где есть доступ в Интернет, но и совершать юридически значимые действия. Система DiState открывает для Вашего бизнеса новые возможности.

Юридическая значимость документов

Все документы, созданные и подписанные в Системе, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы с собственноручной подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Нужно особо отметить, что документы, созданные в Системе DiState, принимаются Арбитражным судом в случае возникновения экономических споров между Участниками Системы, заключившими сделку посредством электронных документов.

Так, например, 5 июля 2010 года Арбитражный суд Удмуртской Республики принял решение по делу № А71-4724/2010, в рассмотрении которого в качестве доказательств были представлены бумажные копии электронных документов, созданных в Системе DiState, а также отчет Автоматизированного рабочего места Разбора конфликтных ситуаций Удостоверяющего центра "ДиКей"— оператора Системы.

В результате судебного разбирательства Арбитражный суд удовлетворил требование истца о взыскании штрафа. Дело было выиграно во многом благодаря тому, что истец имел надлежащим образом оформленные документы. Тем самым на практике была подтверждена юридическая обязательность электронных документов, создаваемых и подписываемых в Системе DiState.

ФНС России

Работа с документами, подготовка и сдача отчетности – долговременный и сложный процесс, требующий от компании и её сотрудников немалых временных, материальных и трудовых затрат. Упростить процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы в силах теперь каждый руководитель организации. Скорость обработки документов и сдачи отчетности в контролирующие органы значительно возрастет, если воспользоваться системой электронного документооборота. В DiState можно формировать первичные документы бухгалтерского учёта. Такая возможность подтверждена официальным письмом Федеральной налоговой службы России о порядке представления для проверок налоговым органам копий электронных документов, созданных и подписанных в Системе DiState (письмо № МН-37-6/5451 от 29.06.2010г.)

Бумажные копии электронных документов, созданных и подписанных электронной подписью в Системе DiState, также принимаются в налоговых органах. Во время налоговых проверок при необходимости предоставить копии первичных документов по требованию налогового инспектора, Участнику Системы DiState достаточно распечатать печатную форму электронного документа и заверить его печатью организации и подписью руководителя или иного уполномоченного лица.