Скачки цен на бумагу, высокая стоимость картриджей для принтеров и услуг доставки, канцелярия, хранение и еще ряд других факторов становятся постоянными проблемами бумажного делопроизводства. Руководство бизнеса находится в постоянном поиске вариантов оптимизации расходов, особенно, если количество реализаций превышает 1 000. Поэтому в этом материале расскажем как сэкономить на бумажном документообороте и сколько стоит ЭДО. 

Бумажный документооборот

Основные статьи расходов компании по бумажному делопроизводству: бумага, картриджи, файлы, доставка документов, не говоря уже о трудозатратах сотрудников по подготовке, согласованию, подписанию, отправке и получению пакета документов. 

На примере кейса компании, которая приобрела решение “DiState: Документооборот” рассмотрим затраты на документооборот до подключения ЭДО. Назовем ее “Облачный бизнес”, компания предлагает цифровые услуги юрлицам и ИП. Ежемесячно она проводит 20 000 реализаций, где к каждой нужен свой пакет документов. Помимо этого, компания обменивается документами с партнерами, спонсорами и т.п. Предположим, что один пакет документов с счетами-фактурами, счетами на оплату и актами содержит 3 листа, так в месяц требуется минимум 60 000 листов бумаги. Возможны также ошибки, потери или порча документа, что увеличивает расходы на печать и доставку. 

Готовый пакет документов еще нужно отправить почтой – осуществить обмен документами с контрагентами. По среднему количеству совершаемых компанией операций в месяц получаются следующие расходы: 

- Цена бумаги: 490 рублей за пачку по 500 листов, необходимо 120 пачек. 
Итого: 58 800 рублей/месяц. 
- Картридж: 1 200 рублей на 2 500 страниц, выходит 24 замены.
Итого: 28 800 рублей/месяц. 
- Почтовая отправка: от 54 рублей за один пакет документов (20 000 пакетов).
Итого: 1 080 000 рублей/месяц.

На печать документов выходит 87 600 рублей в месяц, без учета трудозатрат. При выбранной минимальной сумме на 2022 год за все эти категории мы видим, что без сервиса ЭДО компания “Облачный бизнес” тратила бы не менее 1 167 600 рублей в месяц с учетом отправки документов. К тому же не были включены зарплата курьера, который осуществляет передачу 20 000 писем с документами до места отправления, срочные почтовые доставки между городами и единичные курьерские отправки, которые также повышают стоимость бумажного обмена документами и расходуют время. 

Так в год только на бумажный документооборот, без учета потраченных ресурсов и времени сотрудников и партнеров, без дополнительных расходов подобная компания без ЭДО тратит 14 011 200 рублей. Рассчитать более подробно свои расходы можно также на сайте ФНС России.

Электронный документооборот

Электронный документооборот не требует бумаги, услуг распечатки и доставки, не нужно тратиться на канцелярию, а в случае ошибки – не придется полностью перепечатывать документ. Исключаются возможности порчи документов и сокращаются расходы на архив, ведь все хранится в электронном виде. У компании с решением DiState всегда есть доступ к архиву.

К тому же можно сэкономить на времени и усилиях партнеров и сотрудников. Быстрая доставка контрагентам счетов и документов значительно ускоряет получение оплаты услуг. Если стандартное время доставки по городу от 2 часов, а почтовой — 2-4 дня, то в системе ЭДО от DiState документы доставляются мгновенно. 

DiState предложил “Облачному бизнесу” в силу его специфики программное обеспечение   “DiState: Документооборот”. У компании появилась собственная система юридически значимого ЭДО. Теперь “Облачный бизнес” создает, подписывает, отправляет документы без тарификации, получает и хранит их в электронном структурированном архиве на собственных сервере исходя из специфики деятельности. 

Благодаря готовым модулям интеграции, все документы (УПД, счета-фактуры, акты и т.д.) автоматически приходят во внутреннюю систему учета. Бухгалтерия “Облачного бизнеса” привыкла работать в 1С и DiState интегрировал её с решением для работы со счетами-фактурами и актами в привычном интерфейсе. 

Объем хранилища и сроки хранения документов компания определяет самостоятельно, а количество контрагентов в системе не ограничивается.

Стоимость годовой лицензии “DiState: Документооборот” в среднем выходит 99 тыс. рублей, в зависимости от дополнений. Экономия компании “Облачный бизнес” с сервисом ЭДО от DiState составляет 13 912 200 рублей в год, без учета ЭП для руководителей. Электронный документооборот экономит не только деньги компании и трудозатраты сотрудников, но и может приносить ей прибыль при предоставлении сервиса ЭДО в качестве услуги. 

Подробнее о том, как получить дополнительный доход от сервиса ЭДО с помощью решения “DiState: Организатор ЭДО” по партнерской программе расскажем в следующих материалах. 

Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!

• По телефону: +7 (812) 372-66-15
• Пишите на почту: contact@distate.ru
• Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92