01.02.2021

1. Как быть с новым сотрудником? Должен ли он писать заявление о переходе на электронную трудовую?

С 2021 года для новых сотрудников, которые никогда не работали по ТК РФ, не оформляются бумажные трудовые книжки. Работники, написавшие заявления о переходе на электронную трудовую, к началу 2021 года уже должны были получить бумажные книжки на руки. Если сотрудник выбрал вести трудовую на бумаге, то в 2021 году он может написать новое заявление о переходе на электронную версию.

2. Что делать, если сотрудник принес бумажную трудовую с прежнего места работы?

Посмотрите на дату увольнения сотрудника. Если он уволился после 31.10.2020, то прежний работодатель к этому времени уже должен был уведомить сотрудника о праве выбора формата трудовой книжки (п. 2 постановления Правительства РФ от 19.06.2020 № 887). Остается только уточнить, подавал ли сотрудник заявление о переходе на электронную трудовую или решил сохранить бумажную.

Если при приеме на работу работник принес бумажную трудовую книжку с датой увольнения до 31.10.2020, то уведомите его о возможности выбора способа ведения трудовой книжки.

Если до 31.12.2020 работник не подал заявление, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). После 01.01.2021 трудовую книжку в бумажном виде ведут тем сотрудникам, которые подали соответствующее заявление до 31.12.2020 (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

3. Что делать, если сотрудник весь прошлый год не работал?

Работники, которые:

• по состоянию на 31.12.2020 фактически не работали, но за ними сохранялось рабочее место (находились на больничном, в отпуске, были отстранены от работы);
• имеют трудовой стаж, но по состоянию на 31.12.2020 не состояли в трудовых отношениях.

4. Предусмотрено ли наказание за нарушение предоставления сведений в ПФР?

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности в ПФР, страхователь или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

5. Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже подал заявление, но затем передумал?

Сотрудник, который уже выбрал электронную трудовую книжку, не может передумать и вернуть бумажную версию. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

6. Что делать, если работник хочет одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная трудовая выдается на руки, а работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Ведение бумажной трудовой книжки в этом случае исключается.

Если сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки на бумаге, то надо помнить, что работодатель с 01.01.2020 все равно обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работника для формирования электронной трудовой. Эта обязанность не зависит от заявлений сотрудника (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

7. Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек, если все работники перешли на электронные трудовые?

В таком случае вести книгу учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей не нужно.

Работодатель обязан выдать бумажную трудовую на руки тем сотрудникам, что выбрали ведение трудовой в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). То есть, если работодатель выдал все учтенные в книге учета трудовые книжки работникам на руки и завершил все записи в этой книге, процедуру учета трудовых книжек следует прекратить за их неимением. Сама книга, являясь документом кадрового учета, должна быть передана на архивное хранение. О порядке оформления прекращения ведения книги учета ранее высказывались специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф.