Пандемия спутала бизнесу все карты, в том числе и банкам. Привезти в отделение необходимые бумаги не так просто, если за окном бушует COVID-19. В этих условиях спасением выглядит электронный юридически значимый документооборот с действующими и потенциальными клиентами.

В чем плюсы?

С появлением коронавируса компании оказались в мире, где сотрудники, заказчики и поставщики вынужденно ограничивают контакт с курьерами и бумагой. В формате удаленной работы сложно подписать документ, направить его клиенту, получить бумаги от курьера, послать курьером или по почте обратно оригинал, заверенный двумя сторонами, а затем отдать его в бухгалтерию. На этом фоне возможность открыть счет, заключить договор на обслуживание с новым клиентом или запросить нужный документ онлайн становится не просто модным нововведением или тенденцией, а необходимостью.

Одно из главных преимуществ ЭДО — скорость. Отправка документа, подписание и согласование могут уложиться в несколько минут, при этом каждый документ будет подписан электронной цифровой подписью. Кроме того, электронный документооборот — это серьезная экономия на бумаге, курьерах и пересылке, что особенно радует в кризис.

В реалиях пандемии возможность открыть счет, заключить договор на обслуживание с новым клиентом или запросить нужный документ онлайн становится не просто модным нововведением или тенденцией, а необходимостью

Казалось бы, для банков юридически значимый электронный документооборот — спасение. Клиенту не нужно собирать кучу бумаг и ехать в отделение, сотрудники экономят время на обработку информации: удобно и безопасно. Однако с банками все не так просто, как может показаться на первый взгляд.

В чем проблема

Очевидное решение для банка — использовать сервисы юридически значимого электронного документооборота. Пройдемся по основным подводным камням такого подхода:

1. Легко раскрыть персональные данные клиентов

Доступ к документам сотрудников, непричастных к сделке — уже риск. Но еще больший риск — доступ к системе, следовательно, к документам и данным, у сотрудников оператора ЭДО. За своих коллег можно нести ответственность, но поручиться на 100% за сотрудников на стороне компании оператора и гарантировать сохранность данных нельзя. Например, кто-то третий может получить доступ к кредитному договору и провести незаконные финансовые операции, используя кредитный договор, заверенный электронной подписью, как гарантию платежа.

2. Децентрализация

Допустим, что банк в Москве выберет определенное решение. Выберет ли его же филиал банка в Ярославле? А в Петрозаводске? Если каждый филиал будет проводить свою локальную закупку продуктов для ЮЗЭДО, то могут возникнуть сложности с обменом или хранением документов.

3. Срок хранения документов

Бумажный документ может храниться в архиве неограниченное время, а сроки хранения электронного документа при ЮЗЭДО в сервисах операторов ЭДО будет контролировать сам оператор. Сейчас законодательством установлена обязательная планка для операторов ЭДО в пять лет. Дальнейшую сохранность никто не может гарантировать, кроме того, за сверхдлительность хранения вероятно придется доплатить.

4. Доступы

Если у всех сотрудников банка есть доступ к любым документам, то мы снова возвращаемся к проблеме из первого пункта — риск раскрыть персональные данные клиентов. Да, своих коллег легче контролировать, чем сторонних сотрудников оператора, но опасность не уходит. Можно ли будет настроить доступы или нет — вопрос к оператору.

Основные проблемы при запуске юридически значимого электронного документооборота в сервисах операторов ЭДО: доступ к персональным данным у третьих лиц, малый срок хранения документов, децентрализация филиалов и сложность настройки уровней доступа сотрудников

Спасением может стать локальная система ЮЗЭДО.

1. Документы в едином локальном электронном архиве

Все документы находятся на серверах банка и под его полным контролем. Не нужно переживать за доступ к персональным данным у третьих лиц со стороны оператора ЭДО — банковская тайна операций, счетов, вкладов клиентов и корреспондентов гарантируется. Кроме того, локальное решение проще интегрируется с внутренними системами, сервисами банка и личным кабинетом клиента, чем сервис оператора ЭДО.

2. Одно решение для всех

Если банк использует локальное решение, проблема со множеством решений для филиалов уходит. Система может быть развернута централизованно для крупного банка с отделениями по всей России.

3. Неограниченный срок хранения

Когда за сохранность отвечает не оператор ЭДО, а архив формируется на серверах банка, документы можно хранить по 20-30 лет. При этом оперативно взаимодействовать с судебными и контролирующими органами.

4. Настройка доступа

В своей системе ЮЗЭДО уровень защиты устанавливает не разработчик, а заказчик — банк. Сотрудники банка в системе получают права доступа и роли, обусловленные их полномочиями.

С локальной системой ЮЗЭДО персональные данные находятся в безопасности, документы хранятся неограниченный срок, а сотрудники получают права доступа и роли, обусловленные их полномочиями

DiState: Организатор ЭДО. Банки

Внедрить ЮЗЭДО на базе тиражного продукта для электронного документооборота можно уже сейчас с помощью конфигурации DiState: Организатор ЭДО для банков. Это локальное решение для создания сервиса ЮЗЭДО с УКЭП, позволяющее организовать полный цикл дистанционного взаимодействия с клиентами без посещения офиса.

Решение обеспечивает:

• конфиденциальность персональных данных и документов;
• единый локальный архив банковских документов;
• гибкую настройку прав доступа и ролей;
• единую площадку для взаимодействия банка, филиалов и клиентов.

Особенность продукта в том, что банку не потребуется лицензия оператора ЭДО для создания собственного сервиса. Банки могут получать и отправлять юридически значимые документы по основным операциям: открытию расчетного счета, организации инкассации, предоставлению справок и выписок, размещению средств в депозит и другим.

У решения есть серьезный потенциал для масштабирования: его можно интегрировать с другими системами финансовых организаций, например, с ДБО для автоматизации банковских операций. При желании банк может получить статус доверенного оператора ЭДО для самостоятельной проверки и подтверждения электронных подписей в системе. Процесс сбора необходимого пакета документов сопровождается консультационной поддержкой компании «ДиСтэйт».

• Свяжитесь с нами по телефону: +7 (812) 372-66-15
• Пишите на почту: contact@distate.ru
• Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92

Поможем банкам и другим финансовым организациям перевести документы в электронный формат!