Кадровые (трудовые) договоры в нашей стране всегда совершаются в письменной форме. Утверждая это, мы опираемся на ст. 67 Трудового кодекса РФ. До 2019 года единственная письменная форма, которая признавалась законной, - это напечатанная или написанная от руки на бумаге. Без бумаги - нет письменного договора.
Однако новый закон внес смуту в представление о письменности, и в Гражданский кодекс вошли существенные поправки. Теперь по ст. 160 ГК РФ сделка считается юридически соблюденной, если она оформлена и в электронном формате. Но трудовой договор не относится к гражданской сделке, поэтому его по-прежнему заключают на бумаге.

КАДРОВЫЙ ЭКСПЕРИМЕНТ МИНТРУДА С РАБОТНИКАМИ НОМЕР РАЗ

В 2018 году Минтруд принял решение об эксперименте с кадровыми документами. На тест взяли несколько крупных компаний с многотысячным документооборотом. В пилотный проект вошли «РЖД», «Газпромбанк», «Ростелеком», «Яндекс», «АВТОВАЗ», «РОСБАНК», «Мечел», «Северсталь Менеджмент».

Организацию эксперимента также обеспечивали Роструд, государственные трудовые инспекции и профсоюзные организации.


КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ОТНОСЯТСЯ К КАДРОВЫМ

• Трудовой договор;
• Графики работы;
• Заявления;
• Инструкции;
• Приказы и пр.

ЗАЧЕМ ВООБЩЕ НУЖЕН ЭКСПЕРИМЕНТ ПО КАДРОВОМУ ЭДО 

Главная задача - перевести кадровые документы в цифру с соблюдением всех законодательных норм и грамотно внести изменения в ТК РФ, чтобы в нем было узаконено понятие электронного трудового договора.

Потребность в переходе из бумаги в цифру возникла давно: бумажный документооборот с каждым годом теряет актуальность. ЭДО выгоден как сотруднику, так и работодателю.

1. Скорость обмена трудовой информацией увеличится в несколько раз, снизится нагрузка на эйчаров и сократятся расходы, которые требует бумажный массив.
2. Хранение в электронном формате надежнее, чем в бумажном. Если правильно настроить ведение ЭДО, чем и занимаются на тесте, то вероятность потерять важный для вас кадровый документ почти нулевая.
3. Кадровых архив хранится 75 лет. Огромное множество папок пылится десятилетиями в подвалах и кабинетах, в то время как электронные документы занимают байты в интернет-системе.
4. Сотрудник сможет работать из любой точки мира.
5. Повысится уровень безопасности: электронное досье хранится зашифрованным и до него гораздо сложнее добраться, чем до бумажного архива.

ПЕРВЫЕ ВЫВОДЫ ПО ЭКСПЕРИМЕНТУ

Эксперимент, организованный Минтрудом России № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений» выявил первые слабые места.

1. Если электронный документ оказался утерян из корпоративной базы, то его довольно сложно восстановить. Получается, все документы нужно дублировать в другой системе.

2. Чтобы электронные кадровые документы обрели юридическую значимость и были защищены, нужно выработать систему применения электронных подписей для работника и работодателя.

КАДРОВЫЙ ЭКСПЕРИМЕНТ МИНТРУДА С РАБОТНИКАМИ НОМЕР ДВА

КТО УЧАСТВУЕТ ВО ВТОРОМ ЭКСПЕРИМЕНТЕ?

На этот раз в тестировании могли принять участие все желающие организации крупного, среднего и малого бизнеса.

ГДЕ ХРАНИТЬ ДУБЛЬ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Как мы писали ранее, эксперимент выявил слабое место - сложность восстановления документа при его потере в кадровой системе компании. Для этого правительство РФ предложило хранить кадровое досье на государственном портале «Работа в России».

ВАЖНО: чтобы кадровые электронные документы имели юридическую значимость, работодатель и сотрудник должны использовать электронные подписи. О том, какие виды ЭП существуют и какими из них можно подписывать КЭД - ниже.

Портал «Работа в России» был разработан Министерством труда (Минтруд) и Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) в 2009 году. Это единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений.
Сайт включился в эксперимент и предлагает компаниям хранить кадровые документы в своем сервисе. Информационные системы работодателей также могут быть подключены к сервису портала.

ПРОБЛЕМА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ЭД НА СТОРОННИХ СЕРВИСАХ

Помимо государственного портала, услугу хранения кадровых документов предлагают многие частные сервисы ЭДО. Здесь возникает вопрос: насколько легитимно хранить персональные данные сотрудников у третьих лиц? Ведь доступ к вашим документам будут иметь работники сервиса.

Уровень зарплаты, заявления на отпуска, приказы о переводах – все это относится к персональным данным и подлежит защите по ФЗ «О персональных данных от 27.07.2006 N 152-ФЗ». Сторонние сервисы ЭДО совсем не выступают гарантом безопасного хранения документов между работниками и работодателями. А в 13 пункте Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» указано, что эксперимент может проводиться либо с использованием информационной системы работодателя, либо государственной системы «Работа в России». Сторонние сервисы в участии не упоминаются.

К тому же, все частные сервисы ЭДО берут деньги за каждый исходящий документ, и если у вас крупная компания с десятками или сотнями сотрудников, это в разы увеличит стоимость вашего тарифа.

КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ СЕРВИСОВ РЕШАЕТ КОРОБОЧНОЕ ПО

Помимо государственных и частных сервисов, есть ПО, которое устанавливается прямо на сервер организации-заказчика. Сервер - это мощное оборудование, которое хранит информацию и обеспечивает к ней доступ с удаленных устройств. Такой подход решает проблему передачи персональных данных третьим лицам, ведь право доступа к документам есть только у сотрудников и руководителя компании. А кому захочется нарушать Федеральный закон в собственной организации?

Для малых компаний и микропредприятий есть еще один существенный плюс: бестарифный обмен документами с контрагентами. Неважно, сколько у вас в день исходящих документов - десять или сто - вы ничего за это не платите.

Также установка собственного «коробочного» ПО (коробочный означает, что продукт устанавливают и разворачивают внутри вашей собственной системы) поможет крупным и средним компаниям очистить рабочие места от залежей старых кадровых бумаг, которые должны храниться 75 лет по Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПОДПИСИ ДЛЯ «РАБОТЫ В РОССИИ» И ДЛЯ СОБСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Чтобы договоры и заявления между работником и работодателем имели юридическую значимость, кадровые документы должны содержать электронную подпись.

Разберемся, какие подписи нужны для КЭДО:

1. Если вы участвуете в эксперименте в системе «Работа в России», то работодатель должен быть зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА)и иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а сотруднику достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
2. В том случае, если у вас собственная система, например, вы работаете с программным решением «DiState: Кадры», то для трудовых договоров, договоров материальной ответственности, ученических договоров используется УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная подпись работника (УНЭП). УНЭП выдается работодателем только с письменного заявления сотрудника.

Для подписания иных рабочих документов используется УКЭП работодателя и ЭП сотрудника, вид которой определяется в локальном нормативном акте.



! DiState находится в стадии заключения партнерских договоров с аккредитованными УЦ, чтобы обеспечить своих заказчиков электронными подписями. Вам не нужно тратить время и приходить сразу в две организации: при обращении к нам, вы получите одновременно и электронный документооборот, и собственную ЭЦП.


В Приказе Минтруда не обозначено, какие подписи нужны для частных систем ЭДО, поэтому решение о регистрации на сторонних ресурсах вы должны принять самостоятельно, изучив все риски и возможные последствия.



ТАК ВСЕ ЖЕ НУЖЕН ПЕРЕВОД КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЦИФРУ ИЛИ НЕТ



Годы экспериментов, постоянные поиски и устранение неточностей и пробелов, новые пункты в отношениях работодателя и сотрудника - стоит ли цифровизация этих трудностей? Переход в новое состояние, к новым целям и идеям никогда не дается легко. Переход на электронные документы нужен не из-за Указа Президента, он просто нужен нам. Для того, чтобы не стоять на месте, для того, чтобы принимать и понимать этот изменившийся мир. Мы уже не будем жить без цифры, а для быстрого, доступного и качественного внедрения ЭДО есть сервисы и решения, которые помогут вам в этом.

В интернете мы часто видим статьи, которые вносят путаницу в работу самозанятых: дают неверную информацию о нужных ЭЦП и работе с системами ЭДО. Поэтому мы решили в следующей статье подробно рассказать о том, как стать самозанятым, успешно заключать договоры через ЭДО и какие электронные цифровые подписи для этого действительно нужны.