С изменениями в законе об ЭП № 63-ФЗ и утверждением № 377-ФЗ о КЭДО цифровая трансформация набрала обороты: компании стали осваивать кадровый электронный документооборот. В силу большой популярности и распространенности рассказываем о видах ЭП для трудовых документов, которые нужны руководителю/работнику и о других атрибутах КЭДО.

Электронная подпись является аналогом рукописной, она содержит информацию о личности владельца и придает документам юридическую значимость. Однако, в отличии от привычной подписи, электронная может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника юрлица. Также с 2023 года УЦ ФНС России будет выдавать обезличенную электронную подпись предприятия для встраивания в информационные системы и автоматического подписания документации. Подробнее об этом здесь.

После вступления в силу закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации", активно осваивается и кадровый электронный документооборот. Долгое время законы ТК РФ не позволяли подписывать трудовые договоры и другие документы в электронном виде. Сегодня их цифровая вариация юридически значима, как и сами подписи, которые признаются по ст. 6, 63-ФЗ "Об электронной подписи".

По сведениям из закона разрешается подписывать большинство кадровых документов в электронном виде, кроме тех, где должна стоять личная подпись работника:  

- приказ об увольнении;
- журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
- акт о несчастном случае на производстве;
- трудовая книжка переводится в электронный вид только с согласия сотрудника. 

Остальные же документы могут подписываться разными видами электронных подписей. Так со стороны компании-работодателя для подписи документов используются УКЭП и УНЭП, сотрудник же может подписывать как УКЭП, УНЭП, так и ПЭП. Каждая имеет свой функционал и способ получения.  

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)

Юридически равнозначна собственноручной подписи. Нужна самой компании (руководителям компании, назначенным лицам от его имени и кадровикам), как минимум для сдачи налоговой отчетности и оформления УПД, а также для подписания практически всех разрешенных документов в КЭДО со стороны работодателя (возможна подпись работника с надлежащими полномочиями). Получить можно в ФНС России (руководителю), у ​​DiState или в любом Аккредитованном УЦ (работнику). 

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись)

Нужна работнику компании для подписания трудовых договоров и других необходимых документов. Отметим, что по закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи). В ином случае необходим бумажный оригинал документа.

Сотрудник может получить НЭП напрямую от компании через функционал «DiState: Кадры», который разворачивается на платформе работодателя или через сервис выдачи ЭП от DiState, в этом случае компания получает возможность самостоятельно бесплатно выпускать НЭП как сотрудникам, так и контрагентам.

ПЭП (простая электронная подпись) 

Это логин/пароль, код из СМС и подобные формы удостоверяющие личность. ПЭП используется как юридически значимая ЭП только, если стороны подпишут общее соглашение о ее признании или же без дополнительных усилий используется в госсистемах («Госуслуги»), на интернет-платформах и т.п. Получить можно через информационную систему работодателя. Требуется только согласие работника на этот вид документооборота и его идентификация в системе.

Если документ должен быть заверен печатью, то в этом случае электронный документ, подписывается усиленной электронной подписью и признается равнозначным документу на бумажном носителе. Также они должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.  

Кадровые документы в электронном виде

В связи с цифровизацией уже большая часть документов переведена в электронный вид, поэтому важно понимать, кому и какая необходима электронная подпись. Быстро узнать о нововведениях по переводу документов в электронный вид можно на сайте, DiState следит за изменениями, связанными с электронными документами, деятельностью операторов ЭДО и этапами цифровизации. В таблице подробно расписали виды подписей для каждого кадрового документа:

Виды подписей под каждый из документов закреплены в следующих нормативных актах: статьи 22.3, 49.1, 66.1, 68, 72, 189, 193, 312.3 ТК РФ, в ч. 5-6 ст. 9  № 402-ФЗ  и в положениях 3, 11, 2.6.

Использование бумажных документов замедляет процесс работы и несет значительные финансовые затраты, к тому же это непрактично, поэтому компании все чаще переходят на КЭДО. 

Весь функционал работы с электронными документами адаптирован для электронной подписи.  Готовые тиражные решения для автоматизации электронного документооборота позволяют быстро и недорого обмениваться документами с контрагентами, клиентами и сотрудниками. ЭДО от DiState ускоряет бизнес-процессы компании: заключение сделок, проведение расчетов, оформление кадровых процедур и другие. Электронные документы не теряются при доставке и их легко найти в архиве. 

Любая КЭП подойдет для работы в системе ЭДО от DiState, в том числе и для отправки отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость и защиту документа от подделки, а также они принимаются судами и ФНС в качестве оригиналов.

В связи с популярностью КЭДО мы решили запустить серию материалов про электронные подписи и документы, что из себя представляет электронное кадровое делопроизводство, как на него  перейти и как действовать компаниям в период цифровой трансформации. Следите за новостями на нашем сайте: www.distate.ru/news/

Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!

• По телефону: +7 (812) 372-66-15
• Пишите на почту: contact@distate.ru
• Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92