Для обмена электронными документами с контрагентами необходимо найти их в системе ЭДО. Как компаниям и операторам ЭДО, работающим на платформе DiState найти партнера, пригласить его и начать электронный документооборота рассказываем в материале. 

Продукты DiState – это готовые коробочные решения для организации сервиса юридически значимого электронного документооборота. Помимо ЮЗЭДО реализованы функционал для работы с маркировкой и прослеживаемыми товарам, готовые модули роуминга ко всем действующим операторам ЭДО, интеграция с 1С-ЭДО, сервис омниканального ЭДО для пользователя – Мульти_ЭДО, архив подписанных документов и т.д.

ЭДО ускоряет бизнес-процессы компании: заключение сделок, проведение расчетов, оформление кадровых процедур и другие. Электронные документы не теряются при доставке и их легко найти в архиве. А подписание документов КЭП в системе ЭДО обеспечивает юридическую значимость и защиту документа от подделки.

Зачем нужны приглашения для контрагентов

Обмен электронными документами в системе ЭДО начинается с уведомления о ваших намерениях и с отправки приглашения. 

Для отправки документов контрагентам в соответствии с законом № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и Гражданским кодексом РФ обязательно согласие обеих сторон ЭДО на осуществление документооборота. Поэтому, для обмена электронными документами в системе ЭДО с другими организациями необходимо пригласить их или быть приглашенным в общий канал коммуникации.

Такие правила для партнеров существуют в их же интересах, ведь обмен конфиденциальной или любой другой защищенной информацией с неподтвержденными контрагентами влечет определенные риски. В решениях DiState подобные риски исключены и отправить какой-либо документ без согласования обмена и подтверждения от второй стороны невозможно. 

Поиск контрагента

В решениях DiState найти контрагента довольно просто и быстро. В системе ЭДО реализовано 4 вида поиска в разделе “Контрагенты”. Так начать документооборот с компаниями-партнерами можно в рамках одного сервиса, через роуминг, по нескольким системам сразу, а если ваш оператор подключен к в 1С-ЭДО, то можно осуществить поиск и по контрагентам на этой платформе:

Во вкладке “Пригласить контрагента” необходимо выбрать статус контрагента: ИП, юрлицо или физлицо и способ поиска. Если необходим обмен документами с физическим лицом, то действует только один вариант поиска, где указывается ФИО и СНИЛС:

Для поиска партнеров среди индивидуальных предпринимателей и юридических лиц используются следующие виды поиска: 

“Локальный” поиск позволяет найти контрагентов в рамках сервиса ЭДО, который используется компанией. Поиск осуществляется по компаниям, которые зарегистрированы в сервисе ЭДО.

Узнайте данные компании для поиска их в системе. После укажите ИНН компании и название. В случае, если нет всей информации, то поиск можно осуществить как по ИНН, так и по названию отдельно.

“Роуминг” используют для поиска компаний, которые подключены к другим операторам ЭДО. Сам межоператорский роуминг – это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами между организациями, подключенных к разным операторам ЭДО. Так электронный документооборот между контрагентами осуществляется через настройку соединения  прямо в выбранной системе ЭДО.

Чтобы компания могла осуществить роуминговый обмен с контрагентами, необходимо, чтобы у вашего оператора ЭДО было настроено соединение  с их операторами. Уточняйте актуальную информацию по наличию роуминга с конкретным оператором ЭДО  у своего провайдера.  

Если же роуминг уже настроен, то контрагента можно найти по ИНН и идентификатору клиента.  Оба поля обязательны для заполнения. Приглашение отправится автоматически.

 

“Локальный роуминг” работает для поиска клиентов определенного оператора ЭДО, в том числе и для контрагентов внутри группы систем подключенных к вашему оператору ЭДО. Например, в случае, если оператор, который работает на базе решений DiState продает другой компании решение DiState:Организатор ЭДО или другие продукты DiState, то конечных клиентов обеих систем можно найти в “Локальном роуминге”. Поиск по контрагентам осуществляется по всем возможным сервисам на платформах DiState, подключенных к определенному оператору.

Для нахождения контрагента, достаточно указать ИНН в строке поиска.

“1С-ЭДО”. Поиск контрагентов в рамках этого функционала доступен только тем пользователям, чьи операторы ЭДО подключены к “1С-Хаб”. В отличие от “Локального” поиска и “Локального роуминга”, у операторов 1С-ЭДО при внесение данных (ИНН и идентификатор клиента) автоматически будет отправлено приглашение контрагенту, без дополнительного поиска.

Как пригласить контрагента 

После того, как вы нашли необходимого контрагента нажмите на “Пригласить”, так вы сможете отправить ему приглашение. В ситуациях с поиском “Роуминг” и “1С-ЭДО”, при введение данных контрагента, если он найден в системе приглашения отправляются автоматически.

 

Найти отправленное приглашение можно во вкладке “Ожидают ответа”. Если в статусе отображается “Ожидание”, значит контрагент еще не принял решения о начале документооборот. Осуществить обмен документами можно только после того, как партнер примет его. Когда в статусе появится “Обработано”, это будет означать, что контрагент принял или отклонил ваше приглашение. 

Входящие приглашения от партнеров находятся на вкладке “Приглашают вас”, где вы вправе принять или отказать в обмене электронными документами:

После принятия приглашения от контрагента вы можете перейти к электронному  документообороту. Функционал работает во всех решениях DiState. Чтобы организовать ЮЗЭДО в кратчайшие сроки как новое направление бизнеса без затрат на разработку, тестирование и расширение IT-отдела воспользуйтесь платформой “DiState: Оператор ЭДО” или “DiState: Организатор ЭДО”. Это B2B-решения, позволяющие развернуть SaaS-сервис для обмена электронными юридически значимыми документами между предприятиями. А при подключении партнеров к системе компания наладит быструю коммуникацию без каких-либо проблем. К тому же, предприниматели избавят компанию от бумажной рутины и помогут своим контрагентам автоматизировать документооборот.

Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!