Юридически значимый электронный документооборот уже давно не новшество. Продукты обновляются, модернизируются, но у заказчиков остаются старые вопросы. Собрали самые популярные и прокомментировали каждый.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЮЗЭДО?

Многие системы для обмена электронными документами предлагают найти их во встроенных справочниках по названию или ИНН. Например, у решений DiState в разделе «Контрагенты» находится список юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей, с которыми заказчик ведет, планирует вести или когда-либо вел электронный документооборот в системе.

Нажмите «пригласить контрагента», чтобы добавить нужную организацию в список. В появившемся окне введите любой из параметров: имя компании, ИНН или ОГРН (ОГРНИП) и нажмите кнопку «Искать». Если в системе есть компания с такими реквизитами, то она появится в списке.

Нужно ли заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена электронными документами?

В Федеральном законе РФ N 63-ФЗ «Об электронной подписи» сказано: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью».

Если ваш электронный документ подписан КЭП, то он юридически значимый без дополнительных соглашений.

Где и как хранятся электронные документы?

Обратимся к закону N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

• Наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
• Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Хранить документы лучше всего в локальных и облачных архивах, дублируя на физические носители. Если вы используете продукты DiState, решения устанавливаются на ваши серверы, где будут храниться все электронные документы компании, а архивные копии вы можете сохранять на носителях.

Как направить электронный документ в суд?

Обращения (иски, заявления, жалобы, ходатайства и т. д.) направляют через личный кабинет на официальном сайте суда. Перед подачей электронных документов ознакомьтесь с требованиями.


Стоит различать электронный документ и электронный образ (скан-копию). Правила подачи для электронного документа:

• Файл обращения создается в PDF-формате;
• Если в прилагающихся к обращению документах содержится текст, то они могут быть загружены в форматах: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT. Если прилагающиеся документы графические, то для них подойдут форматы: PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF;
• Размер файла не должен превышать указанный на сайте суда объем;
• В имени файла должна содержаться информация о документе и количестве листов в документе; Документ подписан отсоединенной электронной подписью в формате .sig.

Направить электронные документы и скан-копии бумажных документов в суд позволяют сервисы «Мой Арбитр» и ГАС РФ «Правосудие».

Какая электронная подпись подходит для работы с сервисами для обмена электронными документами?

У электронной подписи должен быть квалифицированный сертификат — этого требуют пункт 6 статьи 169 Налогового Кодекса РФ и пункт 2 статьи 6 федерального закона 63-ФЗ:

«Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации»


Пункт 6 статьи 169 Налогового Кодекса РФ


«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем...»


Пункт 2 статьи 6 федерального закона 63-ФЗ

Квалифицированный сертификат должен содержать определенный набор данных, за которым следит удостоверяющий центр при выдаче электронной подписи:

• Уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия;
• Для физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем — ФИО владельца квалифицированного сертификата;

— Для физического лица — индивидуального предпринимателя — ФИО и ОГРНИП владельца квалифицированного сертификата;
— Для российского юридического лица — наименование, место нахождения, ОГРНИП;
— Для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации) — наименование, место нахождения владельца квалифицированного сертификата, а также идентификационный номер налогоплательщика (при наличии).

• Страховой номер индивидуального лицевого счета и ИНН владельца квалифицированного сертификата — для физического лица либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата — для юридического лица;
• Уникальный ключ проверки электронной подписи;
• Наименования средств электронной подписи и средств аккредитованного удостоверяющего центра, которые использованы для создания ключа электронной подписи, ключа проверки электронной подписи, квалифицированного сертификата, а также реквизиты документа, подтверждающего соответствие указанных средств требованиям;
• Наименование и место нахождения аккредитованного удостоверяющего центра, который выдал квалифицированный сертификат, номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра;
• Идентификатор, однозначно указывающий на то, что идентификация заявителя при выдаче сертификата ключа проверки электронной подписи проводилась либо при его личном присутствии, либо без его личного присутствия одним из способов, указанных в абзаце первом пункта 1 части 1 статьи 18 федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Можно ли подписать документ «задним числом»?

Оператор ЭДО фиксирует даты подписания, отправки и получения документов. Налоговая и судебные органы могут запросить документы для проверки как у Оператора ЭДО, так и у участников электронного взаимодействия. Таким образом, подписать документ задним числом нельзя.

Обратная связь

Задавайте вопросы — расскажем все о ЮЗЭДО и продуктах DiState!

• Свяжитесь с нами по телефону: +7 (812) 372-66-15
• Пишите на почту: contact@distate.ru
• Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92