Ранее планировалось, что работодатели должны успеть уведомить работников до 30 июня 2020 года о том, что сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде и о возможности перехода на электронную трудовую книжку. Но постановлением Правительства от 19 июня 2020 г. № 887 этот срок переносится на 31 октября 2020 года. 

Как уведомить

Помимо переноса срока в постановлении также говорится о форме уведомления — оповещать работников нужно в письменной форме. Уведомление можно отправить по электронной почте, через онлайн-сервисы или путем обмена электронными документами или сканами документов. Способ уведомления работодатель может выбрать самостоятельно и должен утвердить его в локальном правовом акте. 

Эти уведомления может запросить Роструд при трудовой проверке, поэтому работодателю необходимо сохранить эти документы. Доказательством ознакомления работника с уведомлением может служить его подпись. 

Также Роструд в ходе проверки может запросить: 

• трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности; 
• должностные инструкции;
• бланки трудовых книжек и вкладышей в них; 
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них; 
• заявления работников и др.
  
  Таким образом, личное дело каждого сотрудника увеличится минимум на 2 документа — уведомление и заявление о переходе на электронную трудовую книжку или продолжение ведения бумажной. 

Облегчить задачи по хранению всего архива кадровых документов, автоматизации кадровых процедур и обеспечению безопасности персональных данных работников помогает DiState: Кадры. Мы разрабатывали это решение в помощь кадровым специалистам, а также бухгалтерам, директорам и другим сотрудникам, которые по совместительству занимаются кадрами. DiState: Кадры обеспечивает защищенность документов и экономит трудозатраты, сохраняя при этом самое важное — юридическую значимость документов. 

Хотите узнать больше? Свяжитесь с нами по телефону +7 (812) 372-66-15, в WhatsApp +7 999 031-68-92 или почте contact@distate.ru и мы расскажем, как перейти на электронный кадровый документооборот! 

Читайте нас в удобном формате — подписывайтесь на наш канал в Дзене и Телеграме!