Работодателям дали больше времени на уведомление работников о возможности выбора между бумажной и электронной трудовыми книжками. Мы решили провести это время продуктивно и рассказать о плюсах и минусах перехода на ЭТК для обеих сторон.
Главный плюс электронной трудовой книжки для работника — возможность в любой момент посмотреть записи и оформить выписку со сведениями о трудовой деятельности. Это можно сделать с помощью личного кабинета на сайте Пенсионного фонда или на портале госуслуг. Также больше не придется ждать, когда работодатель выдаст трудовую книжку при увольнении и беспокоиться о её сохранности, так как ЭТК хранится у Пенсионного фонда и её никуда не нужно носить.
Компанию-работодателя электронная трудовая также избавит от обязанности по хранению бумажной трудовой книжки. Соответственно сокращаются расходы на приобретение и ведение, к тому же значительно снизится вероятность сделать ошибку при заполнении ЭТК.
Главный страх работников при переходе с бумажной на электронную форму трудовой книжки связан с риском потери данных о стаже при хакерской атаке на сайт ПФР. Однако вероятность такого события можно сравнить с вероятностью потери бумажной трудовой книжки при пожаре в офисе работодателя. Восстановить данные ЭТК будет значительно проще, чем бумажной книжки. Это можно сделать, например, по переданным компанией отчетам СЗВ-ТД.
Работодатели опасаются роста расходов, связанных с налаживанием информационного взаимодействия с ПФР: оформление цифровой подписи, внедрение системы для передачи и получения сведений о трудовой деятельности работников. Но недавние поправки в закон об электронной подписи запретили операторам систем предъявлять свои требования к содержанию сертификата ЭП, таким образом одна квалифицированная ЭП может применяться для различных действий. И если компания оформляет электронную подпись для бухгалтерской отчетности, эту же подпись она может использовать для подписания отчетов СЗВ-ТД. А выбор программных продуктов для работы с отчетностью в ПФР сейчас достаточно широкий, чтобы каждая компания нашла подходящий.
Вести кадровое делопроизводство, создавать документы по готовым шаблонам, формировать отчеты за пару кликов и отправлять их в ПФР можно с помощью DiState: Кадры. Этот программный продукт, поможет минимизировать ошибки, ускорить процесс оформления документов и автоматизировать кадровые процедуры.
Хотите узнать больше об электронных документах и возможностях продуктов DiState? Свяжитесь с нами по телефону 8 (812) 372-66-15 или почте contact@distate.ru и мы расскажем, как перейти на электронный кадровый документооборот!
Читайте нас в удобном формате — подписывайтесь на наш канал в Дзене и Телеграме!