В последние годы наша страна стала активно переходить на информационные технологии. Обычно придерживающаяся традиционных, проверенных временем взглядов, она начала изучать и применять новейшие разработки для электронного взаимодействия между государственными ведомствами, бизнесами и гражданами. 

Бизнесы одними из первых подключились к цифровизации своих коммуникационных процессов. Однако государство не стало долго ждать и тоже взяло курс на переход к более современному и продвинутому взаимодействию — в электронном формате. 

В 2020 году Путин подписал Указ «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года», где ведущая роль отдана цифровой трансформации. По плану, за 10 лет мы должны полностью избавиться от бумаги и перейти на электронные платформы.

Инициатором оцифровывания госведомств выступает Федеральная налоговая служба. 

Мы решили запустить серию статей, в которой будем рассказывать о нашей стране в период цифровой трансформации, в каких сферах и на каком этапе находится внедрение электронного взаимодействия и какими услугами вы можете воспользоваться уже сейчас.

Зачем нам нужен ЭДО

      

  ОСВОБОДИВШЕЕСЯ ВРЕМЯ

Самое страшное в бумажных документах не только потраченное время на их заполнение, но и ожидание, когда контрагент вернет подписанную копию. По статистике, около 35% документов, отправленных контрагенту на подпись, не возвращается обратно. Документы теряются в архивах, в которых должны храниться 75 лет (если оформлены до 2003 года) или 50 (если оформлены после 2003 г.), а также портятся из-за пролитого кофе или другого неосторожного действия, что требует времени на восстановление.

С автоматизированным документооборотом вся деловая коммуникация занимает секунды. Подписанный документ вернется к вам в тот же рабочий день. Это заметно упрощает работу сотрудникам и освобождает время на другие рабочие дела. 

DiState — единственный на рынке разработчик тиражных решений для ЭДО. 

Наша цель — предложить рынку актуальные и качественные программные продукты для автоматизации документооборота.

                                                        ЭКОЛОГИЧНОСТЬ

За последние 50 лет человечество вырубило около 70% мировых лесов. Каждый год для производства бумаги на планете вырубается более 1 миллиарда деревьев. Вырубка идет со скоростью 80 квадратных километров в год. Эту катастрофу можно прекратить, если мы перестанем использовать бумагу для делового взаимодействия и переведем максимальное количество документов в электронный вид. Например, с программным решением «DiState: Кадры» организации смогут перевести все свои кадровые документы в цифру: от трудоустройства сотрудника до его заявления на отпуск. 

                                                 СОКРАЩЕНИЕ РАСХОДОВ

Документы пересылаются за пару секунд – теперь неважно, где находится контрагент, расстояния больше не имеют значения. Не нужно тратить деньги на почтовые конверты, марки, почтальонов и курьеров. С решением «DiState: Документооборот» весь обмен электронными документами бесплатный, без тарификации и ограничений по количеству документов и контрагентов. При этом обмен документами происходит без участия третьих лиц, что практически исключает мошенничество и кибератаки.

Используя решение «DiState: Документооборот», вы можете обмениваться любыми электронными документами. Для работы в системе нужна только квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным УЦ. Документы, подписанные КЭП в решении DiState, являются юридически значимыми и принимаются судами и налоговыми органами.

Что уже сделано для цифровизации в России

1. Ввели Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Это самый первый закон, который стал регулировать ЭЦП. Сейчас действует ФЗ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ. С 1 января 2022 в нем появится много нововведений.

2. Бухгалтерская отчетность теперь сдается в электронном виде, организациям упрощен порядок представления декларации по налогу на имущество, компании не сдают декларации по земельному и транспортному налогу — ФНС сама рассчитывает налог в электронной системе. 

3. ФНС разработала и утвердила электронные форматы УПД (универсального передаточного документа), что существенно сократило объем бумажного документооборота. Были утверждены форматы передаточных документов: ТОРГ-12, акт, счет-фактура, УПД.

4. Появилось много сервисов в онлайн-формате. В 2009 году в тестовом режиме заработал портал «Госуслуги». Также была автоматизирована система ЗАГС — книги государственной регистрации актов гражданского состояния переведены в электронный формат. 8 июня 2020 года был принят закон о едином федеральном информационном реестре, в котором содержатся сведения о населении РФ. В нем находится информация из фонда социального страхования, пенсионного фонда и фонда медицинского страхования. 

5. Введена система маркировки «Честный ЗНАК». Ее разработал Центр развития перспективных технологий (ЦРПТ). Маркировка – это нанесение специального кода на товар, чтобы можно было проконтролировать его путь от производства к продавцу. Все передвижения фиксируются в информационной системе и легко отслеживаются через уникальный код. Это помогает выявлять подделки и контрафакт. В России обязательная маркировка стала вводиться с 2016 года. На сегодня большинство товаров подлежат обязательной маркировке.

В наших продуктах, таких как «Оператор ЭДО» и «Документооборот»,   реализовано взаимодействие маркированного товара с ЦРПТ, который курирует  использование маркировки.

6. Для тех, кто работает на себя, ввели статус самозанятых. Все взаимодействие с налоговыми органами они могут вести через сервис «Мой налог» без похода в инспекцию. Это официальное приложение ФНС России: оно заменяет отчетность и кассу. 

Пока что в России не каждая система ЭДО поддерживает работу с самозанятыми. В программных решениях DiState, таких как «Оператор ЭДО», «Организатор ЭДО» и «Документооборот», самозанятые — это полноправные участники электронного документооборота, которые могут работать в системе наравне с юрлицами. 

7. Следующий этап: перевод товарно-транспортных накладных (ЭТрн) в электронный вид и эксперимент по кадровому электронному документообороту. 

В 2020 году Минтранс начал тестировать системы ведения электронных транспортных документов. В результате удачного тестирования внесли изменения в ФЗ о дорожной деятельности, и к январю 2022 года все ттн должны стать электронными.
Минтруд начал эксперимент с переводом кадровых документов в  цифру в 2018 году. Эксперимент продолжается до сих пор и продлится до 15 ноября 2021 г.

И много другое, что еще делается и планируется сделать и завершить, чтобы цифровая трансформация избавила нас от ненужного вороха бумаг, подарив дополнительное время на действительно важные дела.

Когда Россию ждет полная цифровизация

В идеале хорошо бы закончить ее к назначенному 2030-му. Но это сложный и долгий процесс, он зависит от подготовленности и бизнеса, и государственных ведомств: качественной настройки всех информационных систем, коммуникационных сетей, наличия современного оборудования. Главное здесь, наверное, смотреть не на указанные свыше сроки, а на нашу техническую оснащенность и моральную готовность перевести в онлайн-формат взаимодействие, к которому мы привыкли вживую. Переход должен быть плавным и ненасильственным, даже если это переход к абсолютному благу. Да и кто знает, нужна ли нам полная цифровизация, возможно, что-то должно остаться работать «по старинке». Но что возможно перевести в электронный формат, то нужно оцифровывать по максимуму. Это однозначный шаг в будущее и современный подход к документообороту.

В следующей статье мы расскажем о первых шагах в цифровизации — трансформации закона об ЭЦП , как все начиналось и как все менялось.