Кадровый документооборот в бумажном виде уже не актуален, и съедает серьезную часть ресурсов компании. Электронный аналог этого процесса позволяет работать и подписывать документы дистанционно и с большей безопасностью. О том что такое КЭДО и как его использовать в работе компании для увеличения эффективности деятельности рассказываем в материале. 

Когда встает вопрос трудоустройства, премирования, отпускных, увольнения и других вопросов, которые касаются работника организации, в игру вступает кадровый документооборот. Он включает в себя создание, оформление, передачу, подписание, хранение, архивирование и ряд дополнительных операций, связанных с кадровыми документами. 

При приеме на работу будущий работник уже становится частью процесса кадрового делопроизводства (КДП). Через такую процедуру оформления проходит весь штат компании, который может достигать тысячи работников. Работа с бумажными трудовыми документами увеличивает время на их формирование и нагрузку на кадровый отдел,  появляются риски потери и ошибок в документах, растут расходы на их хранение, а если компания имеет множество филиалов, то еще потребуются дополнительные специалисты по КДП в каждый из них.

Если вспомнить про другие кадровые процедуры, которые сопровождаются соответствующими документами (приказы, заявления, ознакомления с ЛНА и т.д.), то увеличивается не только количество бумажных документов, но и все упомянутые риски. Ведь еще предстоит воспользоваться курьерскими услугами для взаимодействия с удаленными работниками и  филиалами по всей стране, а как стало известно, в марте 2022 года цены на бумагу и доставку документов повысились в 2 раза и более. Подробнее о росте цен на бумагу читайте по ссылке.

Что такое КЭДО

В ноябре 2021 года успешно завершен эксперимент Минтруда по кадровому документообороту, и вступил в действие ФЗ № 377 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Закон позволяет перевести процесс бумажного кадрового документооборота в электронный формат, без дублирования документов на бумажном носителе; подписывать трудовые документы с помощью электронной подписи и хранить в электронном архиве.

У участников эксперимента сроки полного перехода на КЭДО установлены до 1 июля этого года, (по части 4. ст. 2. № 377-ФЗ). А те, кто не принимал в нем участие, уже с начала декабря 2021 могут осваивать платформы электронного документооборота в сфере трудовых отношений и переходить на него в полной мере.

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) экономит значительную часть ресурсов компании: бумага, время, финансы, а также позволяет оптимизировать работу кадрового отдела. Помимо этого, преимуществом КЭДО становится переход на новый этап цифровизации бизнеса. По плану цифровой трансформации Правительством РФ намечен курс на переход к современному и продвинутому взаимодействию в электронном формате. Указания по цифровизации зафиксированы в документе «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года». Однако уже к 2024 году планируется полностью избавиться от бумаги и перейти на электронные платформы. Подробнее о планах цифровизации читайте в материале.

В КЭДО схема работы та же, что и в бумажном кадровом делопроизводстве, однако подписывать документы можно из любой точки мира без использования бумаги и услуг курьеров. Кадровый ЭДО считается самым удобным форматом ведения документации при удаленной работе.  

Казалось бы, удобный формат взаимодействия, но для его внедрения необходимо внимательно учесть все требования. Однако разработчики DiState уже позаботились о безболезненном и комфортном переходе бизнеса на КЭДО, реализовав решение «DiState: Кадры». Взаимодействие работника с системой возможно из любой точки мира, поэтому для оформления кадровой процедуры не обязательно посещать офис, а для специалистов по кадрам реализована удобная интеграция с решениями 1С для ведения КДП в электронном виде. Продукт удобен для работников, а с точки зрения компании выгоден в финансовом плане.

Электронные документы и подписи

Практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид, кроме: приказа об увольнении, журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда и акта о несчастном случае на производстве, также трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника. 

Договоры, заявления и другие кадровые документы подписываются с помощью электронной подписи в соответствии с ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации". Такие документы считаются юридически значимыми, как и их бумажная версия согласно ст. 6, 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Для перехода на кадровый ЭДО руководитель и работники могут использовать разные типы электронных подписей: УКЭП, УНЭП и ПЭП. Подробно об электронных подписях для КЭДО и о видах кадровых документов, доступных для подписания ЭП читайте в этом материале. 

Платформа для КЭДО 

Одно из требований для кадрового электронного документооборота по № 377-ФЗ – компании необходимо вести КЭДО на платформе “Работа в России” или “Электронный документооборот может осуществляться работодателем…посредством информационной системы работодателя”.

В первую очередь, эта система обязана обеспечивать создание, подписание, хранение документов, а также иметь возможность формировать уведомления или фиксировать получение документации между сторонами трудовых отношений. 

Внедрить информационную систему и использовать какой-либо сторонний сервис для кадрового электронного документооборота – разные процессы с точки зрения закона. Если приобретать услуги сервиса КЭДО, а не коробочное решение развернутое внутри компании “заказчика”, то этот сервис нельзя назвать “информационной системой работодателя”. 

При подписании и передаче кадровых документов в электронном формате через сторонний сервис, который не является локальной системой работодателя, последний может нести финансовые риски в части передачи третьим лицам персональных данных и конфиденциальной информации. 

К тому же, все документы, созданные и подписанные в электронном виде необходимо хранить «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» по ст. 22.3 ТК РФ, а это не менее 50 лет, что могут позволить не все сервисы КЭДО.

С платформой «DiState: Кадры» компания с любым штатом сможет иметь собственную информационную систему и вести процессы кадрового электронного документооборота. Решения DiState поддерживают все виды электронных подписей в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи», 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» и документы, подписанные ЭП имеют юридическую значимость.

Платформа «DiState: Кадры» позволяет подписывать, обмениваться и хранить утвержденные в цифре трудовые документы, например, прием на работу, приказ о переводе, приказ об отпуске и другие: 

Работнику при взаимодействии с платформой «DiState: Кадры» нужна только соответствующая электронная подпись. Интерфейс личного кабинета сотрудника выглядит следующим образом:

Решение «DiState: Кадры» обеспечивает экономию времени работников и ресурсов работодателя. 

В связи с популярностью КЭДО мы решили запустить серию материалов про то, что из себя представляет электронное кадровое делопроизводство, как на него перейти и как действовать компаниям в период цифровой трансформации. Следите за новостями на нашем сайте: www.distate.ru/news/, а уже в следующем материале узнаете про виды электронных подписей, их назначения и документы, которые уже переведены в электронный вид.

Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!

• По телефону: +7 (812) 372-66-15
• Пишите на почту: contact@distate.ru
• Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92