Общие (единые) центры обслуживания популярны и используются крупными компаниями. Однако и средний бизнес в России может автоматизировать, оцифровать и централизовать задачи непрофильных подразделений с помощью ОЦО от DiState. В материале расскажем о реализации Общего центра обслуживания за 3-6 месяцев с экономическим эффектом в первый год после инвестирования. 

ОЦО – Общий (единый) центр обслуживания, который создается для определенной организации, чтобы все непрофильные подразделения объединить в один “департамент”. То есть, компания может консолидировать бухучет, HR, логистику, юридические услуги,  IT и остальные задачи, которые необходимы, но не являются ее профильной деятельностью. Более подробно о назначении и возможностях Общего (единого) центра обслуживания читайте в нашем материале. 

Зачем среднему бизнесу ОЦО?

В первую очередь, для повышения эффективности профильной деятельности организации или группы компаний. Бизнес передает выполнение всех непрофильных функций на “внутренний аутсорс”, который контролируется компанией. Затем в ОЦО появляется собственная база данных и ее аналитика позволяет построить эффективную стратегию развития. При наличии дочерних предприятий или филиалов ОЦО исключает их дублирующие функции. 

В итоге: сокращаются затраты на непрофильную деятельность и персонал, появляется доход от экономии, повышается прозрачность бизнес-процессов, снижаются риски ошибок. Общий центр обслуживания освобождает время среднего бизнеса и сохраняет средства, что позволяет полностью сконцентрироваться на развитии профильной деятельности.

Какие функции возьмет на себя ОЦО от DiState?

Многолетний опыт DiState в качестве вендора-поставщика ключевых компонентов в построении ОЦО для крупных компаний позволил определить ключевые потребности бизнеса при организации Единого центра обслуживания. Путем цифровой трансформации всех переводимых в ОЦО бизнес-процессов и функций на базе собственных программных решений DiState предлагает Общий центр обслуживания с упором на потребности среднего бизнеса и с учетом его возможностей.

Собственная концепция Общего центра обслуживания DiState на первом этапе подразумевает автоматизацию, цифровизацию и централизацию непрофильных функций компании с помощью готовых решений для автоматизации бизнес-процессов.

“DiState: Платформа ОЦО” – основа экосистемы ОЦО с которой взаимодействуют готовые цифровые сервисы для решения следующих задач:

1. Автоматизация документооборота, его оцифровка. Взаимодействие с клиентами и контрагентами будет проходить в электронном виде с минимальными расходами на документооборот. 
2. Перевод в цифру кадровых процедур, начиная с процесса трудоустройства, перевода, отпуска и заканчивая увольнением.  
3. Упрощение работы с подключенными сервисами ЭДО в компании, за счет внедрения омниканального обмена докуменатми. Это позволит работать в режиме “одного окна”  учетной системы со всеми сервисами ЭДО, EDI-систем и ERP компании.
4. Автоматизация транспортного и логистического документооборота, в том числе, взаимодействие с водителями и экспедиторами в электронном виде с использование ЭП.
5. Цифровизация и автоматизация юридически значимого электронного обмена документами в рамках группы компаний без дополнительных расходов на тарификацию за документооборот.  
6. Формирование электронных машиночитаемых доверенностей для сотрудников компании.
7. Электронное взаимодействие сотрудников в рамках внутренней CRM системы.
8. Цифровизация бумажного архива документов в электронный с последующей возможностью поиска по этим документам в электронном архиве.

Эти и другие функции DiState предлагает автоматизировать, перевести в электронный формат и выделить в отдельное цифровое подразделение с использованием ОЦО DiState.

Когда все непрофильные задачи департаментов оцифрованы, автоматизированы и централизованы, DiState предлагает внедрить готовые отраслевые решения для цифровой трансформации профильных задач компании: 

• "DiState: Аренда и недвижимость” (автоматизированный сервис по оформлению и сопровождению аренды площадей, реестра недвижимости и заявок на сопровождающие сервисы);
• “DiState: Строительство и ремонт” (система контроля и оформление всех документов на всех этапах строительства и капитального ремонта);
• “DiState: Транспортные перевозки и экспедиция” (интерактивный сервис по подбору груза/транспорта для перевозки, построение логистических цепочек и контроля их исполнения);
• “DiState: Сервис приема и оформления заявок” (автоматизированный сервис приема и оформление заявок на оказание услуг, на производство товаров и т.д.);
• “DiState: ЖКХ” (автоматизированный сервис приема и оформления заявок на оказание услуг, ЖКХ с системой контроля и отчетности исполнения, оформление всех документов на всех этапах оказания услуг). 

Архитектура ОЦО от DiState позволяет централизовать и другие задачи по индивидуальным запросам предприятия, объединив все решения DiState в общую цифровую экосистему компании. Многофункциональный API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции с другими продуктами, которые используются организацией для непрофильной деятельности.

Когда все сведения и показатели организации с помощью ОЦО консолидируются, появляется возможность создания системы аналитики по собственной базе данных. В дальнейшем это поможет бизнесу оперативно выстроить стратегию развития и повысить конкурентные возможности на рынке.  

Ресурсы от компании: какие инвестиции и когда ждать результат?

Общий центр обслуживания DiState в компании среднего бизнеса будет реализован за 3-6 месяцев. Уже реализованный функционал позволяет минимизировать финансовые вложения и экономит время на его внедрение в компанию. 

Стоимость реализации экосистемы ОЦО варьируется от 700 тыс. до 5 млн рублей с учетом выбора профильных решений в зависимости от специализации компании. При этом экономический эффект будет достигнут в течение 1 года после инвестирования в ОЦО вне зависимости от суммы вложений. 

Цена и качество готовых функциональных решений DiState делают возможным в кратчайшие сроки и с малым бюджетом организацию собственного Общего центра обслуживания для среднего бизнеса. 

Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах и Общем центре обслуживания от DiState!

• По телефону: +7 (812) 372-66-15
• Пишите на почту: contact@distate.ru
• Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92